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J’ai un problème: je change TRÈS régulièrement d’outils pour gérer mes tâches! Il y a plusieurs raisons qui expliquent pourquoi je change aussi souvent, mais l’une des principales raison est qu’il y a toujours une ou plusieurs fonctionnalités qui me sont essentielles qui manquent dans toutes les applications to-do list que j’ai essayé jusqu’à ce jour (et je pense les avoir toutes essayées!)
Cet article est sponsorisé par Taskade. Par contre, je partage mon honnête opinion sur tous les outils.
Version vidéo de cet article
Mon outil to-do list de rêve
Lorsque nous sommes à la recherche d’un outil pour gérer ses tâches, je trouve que c’est un exercice intéressant de s’asseoir et de vraiment prendre le temps de réfléchir et d’évaluer quelles fonctionnalités nous sont essentielles. Ainsi, on peut évaluer les futures applications à essayer et voir si elles peuvent combler nos besoins.
Voici ma liste de requis qui ferait d’un app mon outil de rêve:
- Interface utilisateur épurée
- Disponible version web et iPhone, iPad & Apple Watch un plus
- Cases à cocher
- Différentes options de visualisations des tâches
- Vue calendrier
- Vue liste
- Vue de la semaine (Dimanche au Samedi)
- Tâches récurrentes
- Chargement rapide, ou entrée rapide de nouvelles tâches
- Séparation des tâches en projets (Tâches personnelles, Travail, École)
Il me semble que ces fonctionnalités sont simples, non? Pourtant, malgré tous mes efforts, aucun outil ne satisfait pleinement mes critères!
8 apps pour écrire sa to-do list
Taskade
Avantages:
- Plusieurs vues disponibles
- Le plan gratuit offre beaucoup de fonctionnalités
- Interface utilisateur épuré et agréable
- Templates disponibles
- Chargement rapide
Inconvénients:
- Copier/coller les tâches ne converse pas le formatting
- Présentation des due date ou des tâches récurrentes
Taskade est un vraiment bon outil minimaliste, simple à utiliser, mais qui propose quand même plusieurs fonctionnalités intéressantes.
J’utilise parfois Taskade pour prévoir mes tâches de la semaine. J’ai d’ailleurs un template gratuit si vous souhaitez l’utiliser! J’aime beaucoup la vue simple en liste divisée par les jours de la semaine. Plusieurs autres vues sont disponibles: tableau, action, mind map, organization chart. Ainsi, si vous avez des tâches qui sont typiquement bloquées avant que d’autres soient accomplies, la vue « mind map » pourrait vous plaire!
Un aspect que j’aime moins est la gestion des tâches récurrentes. Il est possible d’en avoir, mais les tâches récurrentes seront re-créée sur la même « liste » d’une semaine à l’autre. Par contre, je préfère créer une toute nouvelle liste par semaine comme j’aime beaucoup garder l’aspect historique de quand j’ai complété quelles tâches.
Par contre, Taskade est une startup dont je suis le développement depuis les débuts, et de nouvelles fonctionnalités sont implémentées très régulièrement et rapidement, alors c’est un plaisir à chaque fois de voir l’évolution de Taskade!
Daily Planner Gratuit à télécharger
Avantages:
- Écrire à la main tout en étant digital
- Accessible sur tous ses devices
Désavantages:
- Pas d’automatisation possible
J’ai créé un daily planner gratuit que vous pouvez obtenir en format PDF! Je l’utilise très souvent pour planifier mes journées en utilisant mon iPad.
Pour plus d’informations, consultez l’article complet à ce sujet!
Trello
Avantages:
- Vue calendrier
- Checklist directement dans les tâches
Inconvénients:
- Pas de cases à cocher
- Impossible de changer la date pour plusieurs tâches en même temps
J’utilise rarement Trello. Il n’y a pas de cases à cocher, et je n’aime pas l’aspect de devoir toujours déplacer les tâches (appelées Cartes sur Trello) d’une liste à une autre. Par contre, cela peut être un bon outil pour les gens qui sont plus visuels et ne font pas d’interminables to-do lists comme moi! D’ailleurs, peut-être que mon article sur comment faire des to-do lists réalistes pourrait vous aider!
Notion
Avantages:
- Interface TRÈS personnalisable aux besoins de chacun, ajout des propriétés selon nos besoins
- Possibilité de changer d’une vue à l’autre au besoin (liste, tableau, calendrier, kanban)
- Possibilité de concentrer toute sa planification dans un seul outil (travail, vie, tâches, projets, liste d’épicerie, TOUT dans un seul même outil adapté)
Inconvénients:
- Courbe d’apprentissage élevée
- Pas de fonctionnalité pour les tâches récurrentes (workaround disponible, mais c’est dérangeant)
- Pas très rapide ou simple d’ajouter des tâches sur mobile
- Très lent pour ajouter des tâches
- Connection internet requise (pas d’accès hors ligne possible)
- Downtime fréquent
Notion est presque l’outil de planification par excellence qui peut quasiment faire tous ce que vous aimeriez qu’il puisse faire pour vous. L’outil est LE plus personnalisable sur le marché. Par contre, cela vient avec l’inconvénient d’être plus difficile à apprendre lorsqu’on commence à l’utiliser.
Notion convient pour la prise de notes, les to-do lists, mais aussi pour la création de diverses bases de données. Par exemple, j’ai utilisé Notion pour faire la revue de la littérature scientifique pour ma thèse dans le cadre de ma maîtrise.
Victime de sa popularité dernièrement, Notion a connu quelques ratés et était parfois hors service pendant quelques heures. De plus, le gros point négatif pour moi qui est un « dealbreaker », est la lenteur du site. J’ai adoré utilisé Notion pendant quelques semaines pour gérer mes tâches, par contre, à un certain moment, attendre 5-10 secondes pour créer une tâche, c’est beaucoup trop!
J’ai très hâte de voir Notion évoluer dans les prochaines années. Avec un peu de chances, ses défauts seront corrigés et je vois très bien Notion devenir l’outil de planification par excellence.
Todoist
Avantages:
- La version gratuite offre suffisamment de fonctionnalités
- Disponible sur iPhone, iPad, Desktop, Android, etc. gratuitement
- Différentes priorités peuvent être assignées aux tâches
- Très rapide pour ajouter des tâches via un shortcut, et langage naturel pour assigner une date exemple écrire « pour mardi prochain » dans le titre de la tâche va directement assigner la bonne date
Inconvénients:
- Historique des tâches complétées sur le plan gratuit limité à 1 semaine
- N’offre pas de vue horizontale pour les tâches dûes au courant de la semaine
J’ai utilisé Todoist pendant 1 an en 2017 avec beaucoup de succès. Récemment, j’ai recommencé à utiliser l’outil après avoir refusé de payer pour Things 3, qui est très similaire à Todoist mais qui est plutôt dispendieux. Étonnamment, même après plusieurs mois, je n’ai pas envie de quitter Todoist et il remplit bien mes besoins. J’utilise à excès la fonction de tâches récurrentes, me permettant de ne rien oublier!
J’adore la possibilité d’avoir un raccourci pour ajouter rapidement des tâches. Avec Shift + CMD + t, un champ de texte apparaît et j’entre directement le titre d’une tâche. De plus, on peut utiliser du langage commun pour entrer rapidement la date due.
Une différence entre Todoist et Things 3, c’est que lorsqu’une tâche est en retard sur Todoist, elles seront affichées en rouge avec « retard ». Par contre, avec Things 3, les tâches en retard restent simplement dans la page « Aujourd’hui » et on a pas le stress de « oh mon dieu j’ai 30 tâches en retard! ». Pendant un long moment, je n’aimais pas cette fonctionnalité de Todoist car je suis du genre à avoir 35 tâches par jour, et ce n’est pas la fin du monde si certaines sont complétées avec quelques journées de retard. Par contre, le coût pharamineux de Things 3 ne justifie pas d’investir autant pour cette petite fonctionnalité. Lorsque des tâches sont en retard sur Todoist, il y a un bouton « Reprogrammer » qui apparaît et je fais simplement assigner la date « aujourd’hui » à toutes les tâches en retard.
Things 3
Avantages:
- One time payment requis, pas subscribtion-based
- Deux dates peuvent être entrées, le « deadline » et la date à laquelle on souhaite réaliser la tâche
- Intégration des évènements de son calendrier Apple ou Google Calendar
- Superbe application épurée
- Planification de tâches pour la journée ou la soirée, ce qui est super pour des projets personnels
- Tâches récurrentes
- Logbook pour voir un historique des tâches complétées
Inconvénients:
- Payant (et dispendieux!)
- Pas de version gratuite, seulement disponible pour Macbook Pro
- Pas de vue calendrier ou horizontale
- Seulement disponible pour produits Apple
Le point fort de Things 3 est dans la beauté de l’interface utilisateur. C’est vraiment ça qui démarque l’outil des autres apps. Même si l’application nécessite seulement un paiement, celui-ci est onéreux et peut faire peur!
Si vous cherchez une application où vous pouvez grouper toutes vos tâches dans un interface utilisateur simple et épuré, et que dépenser un peu d’argent ne vous fait pas peur, Things 3 est sûrement une bonne solution pour vous!
Pad Bloom Daily Planner
Lorsque je me sens débordée le dimanche, j’aime utiliser ce planner et planifier les tâches pour la semaine à venir. C’est une to-do list pour la semaine! De plus, écrire sur papier a vraiment un effet différent que lorsqu’on utilise une application. Peut-être un sentiment que la planification est plus « permanente » alors davantage de pression pour suivre le planning et terminer les tâches à temps, je ne saurais l’expliquer!
Pad Knock Knock
Finalement, lorsque je souhaite prioriser clairement mes tâches pour la journée, j’utilise ce pad de Knock Knock. Il y a suffisamment de cases à cocher pour avoir des tâches détaillées, et offre trois niveaux de priorité « Critique », « Agréable à avoir », « Aucune chance », parfait quand on se sent débordés!
Conclusion
J’espère que cet article aura été utile pour vous permettre de voir toutes les façons que j’utilise pour créer mes to-do list et planifier mes journées. Bien que je change souvent de système au gré de mes envies, je reviens tout de même toujours aux mêmes méthodes!
