Organiser ses tâches comme un pro avec Trello

Avez-vous déjà rêvé d’un outil de gestion de tâches simple et efficace, s’intégrant à votre calendrier et vous rappelant vos dates d’échéances ? C’est exactement ce que fait Trello ! Avec plus de 1 million d’utilisateurs actifs et 150 000 nouveaux membres par semaine, cet outil d’organisation devient un incontournable ! Cet article vous permettra de vous familiariser avec le fonctionnement de Trello afin que vous puissiez tirer le meilleur de cet outil à votre tour !

C’est quoi Trello ?

Trello est une application web qui permet de gérer des projets et des tâches en équipe — gratuitement ! J’utilise cet outil quotidiennement puisqu’il me sert de calendrier éditorial pour mon blog et il a fait des miracles sur plusieurs aspects de ma vie (je suis maintenant beaucoup plus organisée) !

Comment utiliser Trello ?

1. Créer un compte

Créez un compte rapidement sur Trello et passons aux choses plus sérieuses !

2. Créer un tableau

Les tableaux représentent des tableaux de bord d’où on peut gérer un projet particulier. Les tableaux contiennent autant de listes et de cartes que nécessaire.

Pour créer un tableau, connectez-vous, puis cliquer sur « Créer un nouveau tableau ». Vous devrez ensuite entrer le nom du tableau ainsi que sélectionner l’équipe à laquelle il appartient, s’il y a lieu. Nous verrons ce que sont les équipes un peu plus tard.

3. Créer des listes

Les listes sont les conteneurs pour les cartes, comme le montre l’image ci-dessus. Les trois listes les plus populaires suivent la méthode Kanban : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Selon le type du projet, j’ajoute parfois « En attente » lorsqu’il est possible que j’aie à attendre avant d’obtenir certaines informations afin de pouvoir terminer la tâche en question !

Je vous invite à créer les listes qui seront nécessaires pour votre projet ! Il vous suffit de cliquer sur « Add a new list » ou cliquer n’importe où dans le vide de votre tableau et vous aurez la possibilité de créer une liste !

4. Créer des cartes dans les listes

Les cartes représentent une « tâche » à réaliser dans un projet (voir l’encadré jaune dans l’image ci-dessus). Pour en créer une, cliquez sur « Add a card » dans le bas d’une liste.

Les cartes peuvent renfermer un bon nombre d’informations : une description, des commentaires, une date d’échéance, un fichier joint, des membres assignés à la carte, etc. On peut aussi choisir de placer une étiquette sur une carte afin de la classe selon nos besoins.

Pour ajouter ces informations, vous pouvez mettre votre curseur sur celle-ci et cliquer sur le crayon qui apparaîtra, ou tout simplement cliquer sur la carte et cette fenêtre s’ouvrira :

À droite, vous avez des boutons vous servant à ajouter les informations mentionnées !

5. Les étiquettes

Les étiquettes servent à ajouter une information supplémentaire à votre carte. C’est assez pratique et très visuel !

Pour assigner une étiquette à votre carte, il suffit de mettre le curseur sur la carte et de cliquer sur le crayon qui apparaîtra, puis « label ». Sinon, vous pouvez simplement cliquer sur la carte et y définir son ou ses « labels ».

6. Assigner une date d’échéance

Assignez maintenant des dates d’échéances aux cartes qui en ont besoin ! Cette fonctionnalité est très utile pour « pousser » ses coéquipiers à finir leurs tâches à temps !

Encore une fois, pour ajouter une date d’échéance, on procède de la même manière que pour les labels. Il suffit de cliquer sur la carte et de cliquer sur « Due Date ».

7. Checklists

J’adore les checklists !!! Pour en ajouter une, cliquez sur « Checklists », puis entrez les informations demandées !

Vous connaissez maintenant toutes les bases nécessaires afin de commencer votre premier tableau sur Trello ! Je vous laisse découvrir par vous-mêmes toutes les autres possibilités qu’offre Trello !

Travail en équipe

Trello est parfaitement adapté pour effectuer un travail en équipe. En effet, vous pouvez créer une équipe et y ajouter les membres concernés. Vous pouvez ajouter des membres en entrant leur adresse courriel (ils recevront un courriel leur recommandant de s’inscrire à Trello pour participer aux tableaux de l’équipe) ou par leur nom d’utilisateur.

Les équipes sont un regroupement de personnes travaillant en équipe pour une même compagnie par exemple, mais cette équipe ne travaille pas nécessairement sur le même projet (tableau ouboard)

1. Créer une équipe

Lorsque vous êtes connecté, vous pouvez à n’importe quel moment cliquer sur le + en haut à droite de l’application pour créer une nouvelle équipe !

Entrez un nom d’équipe et une description si vous le souhaitez. Cliquez sur « Create » !

2. Inviter des membres

Après avoir créé l’équipe, une page semblable à celle-ci s’affichera :

Cliquez sur l’onglet « Members » afin de commencer à ajouter des membres à votre équipe !

Vous pouvez le faire soit en cherchant par nom d’utilisateur sur Trello ou par courriel !

Utilisations concrètes de Trello

• Calendriers éditoriaux
• Gestion d’un projet en équipe
• To do list
• Épicerie
• Planification des repas de la semaine
• Et plus encore ! Les possibilités sont infinies.

Découvrez d’autres exemples d’utilisation sur le site officiel de Trello.

Pour aller plus loin

Application mobile

L’application mobile est disponible sur Google Play et sur l’Apple Store. Je préfère nettement d’utiliser Trello sur un ordinateur afin d’avoir la vue d’ensemble de toutes ses listes, mais c’est bien utile lorsque nous avons une idée dans l’autobus et que nous souhaitons modifier ses tableaux en conséquence !

Power-ups

De plus en plus de power-ups s’ajoutent à Trello. C’est ce qui peut donner envie aux utilisateurs de passer à la version payante. La liste complète des power-ups disponibles est ici.

Le power-up que je trouve le plus intéressant et que j’active toujours est celui qui permet d’avoir un calendrier dans son tableau ! Voici de quoi ça a l’air :

C’est merveilleux puisque ça permet d’avoir un outil où il est facile de bien visualiser toutes les tâches que nous avons à faire. Aussi, on peut glisser les tâches d’une date à une autre afin de changer sa date d’échéance !

Intégrer à Google Agenda (ou iCal)

Il vous est possible d’intégrer Trello à votre Google Agenda ou calendrier iCal. Je publierai bientôt la marche à suivre afin d’importer vos cartes Trello dans votre calendrier ! Sur la capture d’écran montrée ci-dessous de mon calendrier, on peut voir 3 de mes tâches Trello !

Il est bien de noter qu’il n’est pas possible de déplacer les tâches directement à partir du calendrier. Il faut plutôt retourner sur Trello changer la date et l’heure !

J’écrirai très bientôt un article à ce sujet !

La méthode GTD (Getting Things Done)

Getting Things Done (GTD) est une manière très répandue de gérer ses tâches à faire. Si vous souhaitez appliquer cette méthode, voici un très bon tutoriel sur GTD.

Raccourcis clavier

Vous pouvez visualiser tous les raccourcis clavier en tapant « ? » à partir d’un tableau. Mes préférés sont les suivants :

• T : Éditer le titre d’une carte
• C : Archiver une carte
• D : Ouvrir la sélection d’une date d’expiration
• L : Assigner une étiquette à la carte
• M : Ajouter ou enlever des membres
• Space : S’assigner à une carte
• Enter : Ouvrir une carte

Conclusion

J’espère avoir réussi à vous convaincre que Trello est le parfait outil pour gérer ses projets, son équipe de travail et beaucoup plus encore ! L’application est en constante évolution. Si vous êtes curieux et souhaitez découvrir les prochaines améliorations sur lesquelles l’équipe de Trello est en train de travailler, visiter leur tableau !