Nous avons tous et toutes déjà rencontré ce problème : le matin, on a écrit une belle liste de tâches à faire pour la journée. Pourtant, à 20h, on se rend compte que nous n’avons même pas terminé la moitié de la liste! Dans cet article, je vous donne des conseils pour écrire une to-do list réaliste.
6 étapes faciles pour avoir une to-do list réaliste
Souvent, le dimanche, je planifie mes tâches pour la semaine à venir. Ces temps-ci, j’utilise un pad « Weekly Planning » de Bloom Daily Planner. Cette méthode est particulièrement efficace pour moi quand je me sens ensevelie sous les tâches et que j’ai trop de choses à faire. En planifiant toute ma semaine d’avance, cela me donne le sentiment que je suis en contrôle et que je peux réussir à affronter la semaine.
Regardez une vidéo des étapes à suivre sur mon compte Instagram:
1- Écrire une liste de tâches à faire
Je ne le dirai jamais assez, il est primordial d’écrire une liste de choses à faire pour sa journée! Il y a plusieurs façons de faire des to-do lists. La plus simple est probablement de le faire sur papier avec des caches à cocher.
Je vais écrire un article entier prochainement sur les différentes manières et sites que j’utilise pour faire mes to-do lists. En attendant, voici quelques options que j’utilise régulièrement :
2- Estimer le temps requis pour compléter chaque tâche
Une fois que votre liste de tâches est écrite, la prochaine étape est d’estimer le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. Généralement, j’essaie d’arrondir à la hausse le temps que je pense que une tâche va me prendre.
À cette étape, il faut aussi être gentil·les envers soi-même… Par exemple, quand je faisais des exercices de mathématiques, c’était difficile pour moi d’avouer que les 3 exercices restants me prendraient sûrement 3 heures… Mais il faut être honnête, et planifier 3 heures pour faire ces exercices, pas seulement 1h parce qu’on « assume » pas le temps requis! (J’imagine que je ne suis pas la seule à faire ça!)
3- Calculer le temps total et voir si c’est réaliste
La prochaine étape est assez facile! À partir des estimations que vous avez fait pour chaque tâche, calculez le temps total requis pour accomplir toutes vos tâches.
Pour ma part, je me suis rendue compte que pour remplir une journée complète de travail, c’est autour de 6 heures total de tâches. Même si je suis physiquement devant mon ordinateur plus longtemps que 6 heures par jour, le temps de manger un lunch, prendre des courtes pauses, aller faire un café etc., eh bien, après 6h de tâches, la soirée est en réalité déjà commencée.
4- Time-Blocking dans votre calendrier
Prenez chaque tâche individuellement, et ajoutez-les dans votre calendrier. J’utilise iCalendar. De cette façon, vous bloquez dans votre calendrier quand est-ce que chaque tâche sera accomplie. Cette étape aide aussi à prendre conscience de la quantité de travail à réaliser durant la journée ou la semaine que vous êtes en train de scéduler!
Comme vous pouvez le voir sur l’image ci-dessous, dans mon calendrier, j’ai ajouté beaucoup de détails, par exemple mes repas. Vous n’êtes pas obligés d’en faire autant, vous pouvez vous limiter à entrer vos tâches.
5- Suivi du temps réel requis pour chaque tâche
Finalement, pendant que je travaille durant la journée, j’utilise Toggl Track pour « compter » le temps que me prend réellement chaque tâche. Ensuite, je regarde le temps total qu’une tâche a requis et je le compare avec l’estimation que j’avais faite!
Avec Toggl Track, on entre le titre de la tâche, puis j’ajoute comme « Projet » quel type de tâches il s’agit. Voici les différents projets que j’utilise:
- Vie : J’utilise ce projet quand je fais du ménage, trie des papiers ou que je vais à des rendez-vous, etc
- Girl Knows Tech : Quand je travaille sur du contenu pour mon blogue, Instagram, ou quand je réponds à des courriels!
- Sigle de mes cours : Quand j’avais des cours à l’université, je créais des projets pour chacun de mes cours. Ainsi, je comptais le temps passé sur mes devoirs ou à étudier pour les examens
6- Rétro-action: prédiction vs temps réel requis
La dernière étape est de calculer la différence entre le temps que vous avez initialement planifié et le temps réel requis pour terminer la tâche.
J’aime cette étape. Ça me permet de me donner une rétro-action et de voir si j’ai bien estimé. Ainsi, à chaque jour, ou à chaque semaine, je peux améliorer mes estimations à chaque itération! 😉
Conclusion
J’espère que cet article vous aura aidé et donné quelques conseils pour réaliser une to-do list plus réaliste que vous serez capables de terminer pendant la journée!
Évidemment, créer des listes réalistes est une habileté qui se développe et s’améliore avec le temps. Plus on le fait régulièrement, mieux on apprend à se connaître et à savoir combien de temps on a besoin pour faire chaque tâche!
Vous n’êtes pas obligé-es de faire tous les conseils rédigés dans cet article. Vous pouvez, par exemple, ne pas faire le time-blocking ou time tracking si vous jugez que cela ne vous aide pas. À vous d’adapter cette méthode à vos besoins et à découvrir ce qui fonctionne pour vous!
